外来文件要不要盖【受控章】

1外来文件盖章的问题结论：

外来文件到底要不要盖章，需要分情况来定：

情况1：如果外来文件是受控文件，则需要盖受控章，比如实验室用到的测试标准；

情况2：如果外来文件不受控，则不需要盖受控章，比如共青团的发的某个红头文件。

正确理解文件的“受控”章与“非受控”章

绝大多数实验室都采用给文件加盖红色“受控”或“非受控”印章的办法，来作为对文件进行控制的手段之一，在质量管理体系认证和运行过程中，具体到哪份文件应该加盖“受控”章，哪份文件应该加盖“非受控”章。实验室常常出现错误的判定。要准确的判定一份文件的“受控”还是“非受控”进而正确加盖印章，需要从三个方面去理解。

1文件“受控状态”和“非受控状态”

所谓受控状态，是指一份文件的生命全过程，每个过程都在组织的严密监控之下，母文件一旦修改，所有的子文件都进行修改。处在这种“完全控制”状态下的文件，就是文件的受控状态。反之，一份文件在存在期间的某一个阶段或几个阶段，比如或发布、或使用、或修改、或废止，组织无力或无法对其进行控制，处于这种“部分控制”状态下的文件，即为文件的非受控状态。

2“受控”或“非受控”的含义

对于“受控”或“非受控”，现在有相当一部分实验室按词义把“受控”理解为“受到控制”，把“非受控”理解为“不受到控制”。应当说，这种理解没有错误的，问题是把盖“受控”章的文件看成是“受到控制的文件”，把盖“非受控”章的文件视为“不受到控制的文件”。显然，这种理解就是错误的了。其实，“受控”与“非受控”是对文件存在状态所给予的定性，并不是对文件管理提出的一种要求。

3加盖“受控”和“非受控”章的作用

     普遍存在的一种误解是：加盖“受控”章，表明这份文件重要，所以，应当控制；加盖“非受控”，表明这份文件次要，因而不需要控制。

应该承认，作为信息及其承载媒体，文件是存有受众数量多寡之分和承载信息价值量高低之别的，但我们必须清楚的是，不管是加盖“受控”章，还是“非受控”章，均与此无关。受控章所起的真正作用，只有一个，那就是识别文件。目的是区别过期的、失效的或者作废的文件，以防止文件的非预期使用。

4一点注意事项

加盖受控章是文件受控的一种表示方式，受控文件也可以不用盖受控章的形式受控，比如可以用笔写上“受控”两个字，只要在程序中写清楚，也是完全可以的。

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管家 发表于 2021-12-6 10:07
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