ERP系统中有关化工行业样品管理的常规流程

1.化工企业的样品管理

化工行业的样品通常是为了展示产品的性能、质量和外观，吸引潜在客户的兴趣和信任。根据样品的价值、数量和客户关系，化工企业可能会采取不同的策略来决定是否收取样品费用。化工行业样品有免费和收费之分，一般来说，如果样品价值较低，数量较少，或者客户是长期合作伙伴或有较大潜力的新客户，化工企业可能会选择免费提供样品。反之，如果样品价值较高，数量较多，或者客户是短期合作伙伴或没有明确意向的新客户，化工企业可能会选择收取一定比例或全额的样品费用。
2.化工企业的样品管理流程
无论是免费还是收费的样品，对于化工企业来说都是一种成本投入。因此，在ERP系统中需要对不同类型的样品进行区分处理，并进行正确的成本核算。ERP系统中通常有专门的财务模块来管理这些业务。以下是一个可能的操作流程：



1.        样品申请：销售人员根据客户需求，通过ERP系统申请样品。申请时需要填写客户信息、样品名称、数量、规格、是否收费等信息。如果是收费样品，还需要填写价格、付款方式、发票类型等信息。
2.        样品审批：财务人员通过ERP系统审核样品申请。审核时需要根据公司政策和客户信用等因素，判断是否同意提供样品，以及是否收费。如果是收费样品，还需要确认价格是否合理，付款方式是否符合规定，发票类型是否正确等。审核通过后，财务人员在ERP系统中生成样品单，并通知生产部门和仓库部门。
3.        创建物料主数据：在ERP系统中建立一个专门的物料类型（Material Type）或者物料组（Material Group），用来标识化工样品。在Sage X3 ERP系统中，可以建立一个名为SAMPLES的物料组。在ERP系统中为每种化工样品创建一个对应的物料编码（Material Number）或者物料代码（Item Code），并在物料主数据（Material Master Data）或者物料信息（Item Information）中填写相关属性，如规格、单位、价格等。
4.        维护价格：在ERP系统中为每种化工样品维护一个价格条件记录（Condition Record）或者价格列表记录（Price List Record），并根据实际情况选择相应的价格条件类型或者价格代码。比如，在Sage  X3 ERP系统中，如果某种化工样品是免费提供给客户，则在价格条件记录中选择FREE SAMPLES作为价格条件类型，并将金额设为0；如果某种化工样品需要向客户收取一定金额，则在价格条件记录中选择其他适合的价格条件类型，并将金额设为相应数值。
5.        创建订单：在ERP系统中建立一个单独的销售订单类型（例如ZS）来表示寄送样品给客户。在销售订单中输入客户编号、物料编号、数量、价格等信息，并根据是否收取样品费用选择相应的价格条件（例如ZP01表示免费,ZP02表示部分收费,ZP03表示全额收费）。在销售订单中选择交货方式（例如快递）并输入运输信息。
6.         样品生产：生产部门根据ERP系统中的样品单，安排生产计划，并将所需的原材料和辅料从仓库领取。生产过程中需要记录各种成本数据，并在ERP系统中录入。生产完成后，将成品送回仓库，并在ERP系统中更新库存信息
7.        生成发货单：保存销售订单后系统会自动生成一个发货单并将其与销售订单关联。
8.        销售出库：在交货单中确认物料出库，并打印出库单和发票（如果需要）。将物料和相关单据寄送给客户，并在ERP系统中更新物流状态。
9.        发票记账：根据价格条件和发票金额，在ERP系统中生成相应的财务凭证，并记入总账。
10.        样品结算：如果是免费样品，则无需结算；如果是收费样品，则需要进行结算。结算方式有两种：一种是先付款后发货，另一种是先发货后付款。对于先付款后发货的情况，在财务人员审核通过样品申请后，就会向客户开具发票，并在收到客户付款后，在ERP系统中确认收款信息，并通知生产部门和仓库部门；对于先发货后付款的情况，在仓库部门出库完成后，在ERP系统中生成应收账款单，并定期向客户催款，在收到客户付款后，在ERP系统中确认收款信息，并开具发票。
3.样品管理不同的成本核算方式

在这个过程中，ERP系统会根据不同类型的价格条件进行不同方式的成本核算：


通过这种方式，ERP系统可以实现对不同类型样品的区分处理和成本核算，从而提高了化工企业对于样品投入产出效果的管理和控制能力。
备注：先开发票后付款的流程在实际业务中存在虚开发票的风险，最好的方法就是供货或提供服务在前，后开发票，如果还是需要先开发票，就需要注意有意识的做到以下几点：一是及时供货或提货（服务），不要拖延时间太长；二是实际交易金额与发票金额一致；三收集并保管好导致不能及时交易或交易不一致的原因的证据。