实验室合同评审，到底怎么做？

实验室合同评审是实验室接受客户委托检验检测服务、咨询服务，或实验室采购外部物资或服务时，对起草的合同进行合法性、合规性、可行性、合理性、风险性的全面评估，是提高实验室质量效益、降低风险、持续提升的重要手段。随着实验室资质认定和CNAS认可的实施，该项活动已成为实验室管理的重要工作之一，但也存在一些问题，有必要共同探讨，本文就第一类合同评审进行分享。



01合同评审存在的问题



丨笔者在实验室审核实践中发现，实验室遇到的进度风险、付款风险、索赔风险、虚假报告风险等多数因为未能踏踏实实开展合同评审。实验室合同评审存在的主要问题:



一是评审流于形式。尽管各实验室制定了合同评审程序文件，但评审职责不清，流程不明，难以落实，大多数实验室合同评审表现在书面上，没有发挥真实作用。



二是评审内容不清。不少实验室不清楚评什么、审什么，依据是什么，心中无数、无底。



三是评审方法欠缺。用什么方法评，由什么资格和能力的人员去评，通过什么形式评审，缺少相应标准，评审走过场。



02合同评审的主要内容



丨实验室合同评审工作首先应知道评审内容，知道干什么，是这项工作的根本。合同评审主要内容有包括客户需求是什么、实验室能力是否具备、客户是否具备配合条件、实验室实施措施与存在风险、合同内容合法合规性等。



2.1客户需求



客户是实验室的衣食父母，必须弄清客户需求，不论客户是**机关、企业组织还是个人。客户需求一般包括实验室资质、实验项目内容、项目用途，包括实验方法、时间节点、偏离的处理、委托要求变更沟通渠道、变更确认方式，包括结果的报告方式、传送方式、分包的处理、保密的需求等，包括检测依据（产品标准或技术参数）、结果判断依据、样品的处理意见。



2.2实验室技术能力



根据客户需求，检查对照实验室是否具备相应能力，合同任务是否与实验室计划安排相冲突。包括实验室资质、实验方法、环境情况（条件、保障）、设备（状态、精度）、人员（资格、在岗）、任务计划是否满足，包括样件采集或运输能力、耗材库存、采购情况。评估分包方合同的有效性，分包方是否满足检测需求的能力，评估分包方的资质认定范围是否包含分包项目。根据实验室整体工作安排能否按时完成实验任务，另外也须考虑实验室的收益情况以及其他约束条件，如领导的好恶，客户的关系疏密。



2.3客户的配合能力



实验室要完成客户委托，需要客户大力配合，不能唱独角戏，如联合实验，需要客户代表现场合作，共同检测。考虑客户提供的样件能否满足实验方法要求（如数量、成分、结构、大小、形状、状态），取样方法能否满足国家规定的取样要求。需要现场检测的，客户是否提供了满足检测的条件，如空间大小，光照情况、空气质量、供水供电情况等。



2.4保障措施及风险管控



✔实验室应当审查在规定时间内能否安排相应人员，有能力组织协调内部关系与客户愉快协同，有能力调剂实验室、设备、材料等，满足实验条件。



✔实验室应当评审实验过程中可能出现的风险，如人员变动、设备故障、自然灾害、停水、停电、停气。考虑政策调整带来的风险，如北京地区遇到大型活动将导致停工停产，这些风险是否有应急预案，或者能获得客户谅解等。还要考虑突然接到硬性任务对客户任务的影响。



✔同时应审查客户名称、地址、联络人、联络方式等真实性，通过相关渠道了解项目的真实性，评估客户的运营信誉状况、财务状况和支付能力等。



2.5合同内容格式



✔合同的合法性是合同生效的必要条件，必须进行合法性审查。主要审查内容是否违反法律条款，是否存在恶意条款。坚决杜绝为了利益接收违法或侵害第三方合法权益的委托任务，杜绝超范围（资质认定批准范围）或超能力承接委托任务，拒绝伪造数据、出具虚假报告或证明。



✔评估委托是否涉及到专利、技术机密、商业机密，以及保守秘密的能力，避免失密引发的纠纷。



✔认真审查合同条款，确定合同条款无遗漏，条款内容具体、明确、无歧义，切实可行。



✔合同格式应符合国家法规及相关行业、机关、标准要求。审核相关审批手续的合规性，盖章、签字、时间等要素是否齐全。是否明确双方的权力、义务、免责条款、不可抗拒情形、纠纷处理等。



03强化合同评审的举措



3.1完善制度落实责任



实验室应制定合同评审程序文件和制度，指定合同评审人员，明确专职人员或兼职人员，明确合同评审管理人员的职责和权限，具备获得相关信息和调动相关资源的权力。明确评审流程、评审报告的形式和内容以及评审报告的签发、保存、使用。



3.2编制制式合同评审表



尽管不同检验检测要求内容不尽相同，如委托检验，只需客户提供样件，检测结果仅对样件负责；而法定检验则需要按照相关规定抽样、取样、运输和保管。但合同评审内容要素基本相同，因此可以将评审内容细化为几十个小项，编制制式实验室合同评审表，以便逐项检查，防止漏项；满足条件的直接画勾，不满足的提出整改意见和建议。



3.3充分调研掌握实情



实验室合同评审不能仅限于书面材料评估，有的还需要现场考察调研，如法定检验的样品抽查，样件成分的检验等。可通过天眼查、企查查等查看客户经营状况、信誉情况等。



3.4发挥联审联评作用



实验室合同评审涉及到技术人员、保障人员、管理人员，涉及到多个专业，应当充分发挥实验室技术委员会的作用，对大型项目、复杂项目进行联合评审。应保证合同评审流程的完整性，采取措施，确保没有合同评审表不得签订合同，没有合同评审表不得出具实验报告等。

实验室合同评审是实验室接受客户委托检验检测服务、咨询服务或采购外部物资或服务时，对起草的合同进行全面评估的工作。主要内容包括客户需求、实验室技术能力、客户的配合能力、保障措施及风险管控、合同内容格式等。要强化合同评审工作，需要完善制度，落实责任，编制制式合同评审表，充分调研掌握实情，发挥联审联评作用等措施。这些举措有助于提高实验室质量效益，降低风险，持续提升实验室管理水平。
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