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[原创] ERP项目管理中常见的沟通问题 [帖子3246039]

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化工行业企业信息化建 成员

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发表于 2021-8-12 13:13:50 | 显示全部楼层 |阅读模式

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沟通管理是项目管理的重要基石
沟通管理是项目管理中一个重要的内容分支,不管是哪一项管理内容,离开了沟通,都无从谈起,所以说沟通管理是项目管理的重要基石。
在ERP项目管理中,专门将其作为一个知识领域来进行研究。PMBOK中建议ERP项目经理要花75%以上时间在沟通上,可见沟通在ERP项目中的重要性。
多数人理解的沟通,就是善于表达,能说、会说,ERP项目管理中的沟通,并不等同于人际交往的沟通技巧,更多是对沟通的管理。
ERP项目管理中常见的沟通障碍
ERP项目在实施过程中都会出现沟通层面的问题,归纳起来,常见的沟通问题如下:
1.     下情没有上达
沟通(Communication)是意义的传递与理解。,有一个哲学问题“丛林中的一棵树倒了却无人听到,它是否发出了声响?”没有信息的传递,沟通是无法达成的,
在ERP项目中, ERP项目经理职级一般比核心部门经理要低,所以经常出现ERP项目经理不敢直接找高层或其它部门总经理沟通,不敢越级沟通,不敢与高层直接沟通。
当然,这与企业文化也有一定关系,如果组织设计是以目标为驱动,问题为导向的,ERP项目经理更容易就ERP项目问题和高层直接沟通。为了提高沟通的效率,建议ERP项目经理了解领导 “惜时如金”的特点,在沟通之前将内容整理为简洁概要但是内容明了的文字,发送给领导,让领导了解问题的来弄去脉,再找合适的时间和领导面对面沟通,将事半功倍,也提高了领导对项目经理的信任指数,这要求项目经理有很强的目标导向和归纳抽象能力。
2.     沟通内容理解失真
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沟通不代表双方一定要达成协议,而是要准确理解信息的的意义,不可以将有效沟通和意见一致混为一谈。
有效的沟通过还需要信息被理解,如果你收到一份ERP项目解决方案,通篇引用了大量的英文专业术语,却没有附注一份阅览者可以理解的术语解释,那么这个沟通是无效不成立的。
在ERP实施中,在方案建设落地阶段各种问题会“瀑布式”涌现:
–  对已经开会议讨论过的解决方案有异议
–  已经培训过的Key user不会操作
–  已经开发出的功能只契合了部分职能部门的需求,却不符合“利益攸关者”的需求
这些问题和前期的”我以为”有很大关系,以为开会沟通过,别人就清楚了,已经培训过,以为没有反馈就是没有意见了,特别是跨部门的沟通,可能是停留口头层面的沟通上,没有书面整理,CC给所有相关方。在沟通中要特别强调双方是否理解一致。  
 
3.     欠缺适当的沟通技巧
在项目沟通中,有很多中沟通方式可以选择,很多项目经理由于实战经验不足,空有理论知识,方法不当直接影响沟通效果。
沟通按照沟通层级可以分给上行沟通、下行沟通、平行沟通
重大的决策需要上行沟通,下情上达,操作层面的问题下行沟通,了解一线的操作需求,关联需求需要平行沟通,在利益攸关的职能部门之间展开沟通。
沟通按照沟通媒介,可以分为书面沟通、口头沟通,在讨论阶段口头沟通,更容易表达需求,头脑风暴,但是在形成决议阶段则需要正式的书面沟通,整理思路,达成一致。
沟通按照网络形态可以分为单项链式沟通,Y式、轮式、环式、全通式。
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如果是为企业的ERP项目造势,可以采用多点触达的全通式,通过会议口头表达、公司书面文件、条幅宣传、电子邮件等各种媒介,保证信息能到达每个角落,达到全员动员的目的。
但是在项目关键决议拍板上,则建议采用轮式信息集束,由决策者集中、强有力的传达给相关部门。
我们不是管理专家,不用在沟通技巧中耗费太多时间,掌握一些适当的沟通技巧,主要是对人对事的敏感度,能针对具体事情判断是单独沟通、书面沟通、口头沟通更有效,还是需要适当借力,能达到这个层次就可以了,过分强调一种沟通方式,都会有失偏颇。
4.     其他
自身行业知识的欠缺、害怕被客户拒绝、不会倾听等等都是ERP项目沟通管理中存在的问题,本文按作者自身经验,就几个常见的问题加以归纳,希望能引起项目经理的关注,扬长避短,通过沟通管理提升项目管理质量。

 

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感悟人生感谢生活 成员

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 海川元老参与者
未开启企业信息展示

发表于 2021-8-12 17:23:30 | 显示全部楼层
自身行业知识的欠缺、害怕被客户拒绝、不会倾听等等都是ERP项目沟通管理中存在的问题,

 

 

 

Peterpaul彼得保罗

 

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