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沟通管理是项目管理的重要基石沟通管理是项目管理中一个重要的内容分支,不管是哪一项管理内容,离开了沟通,都无从谈起,所以说沟通管理是项目管理的重要基石。 在ERP项目管理中,专门将其作为一个知识领域来进行研究。PMBOK中建议ERP项目经理要花75%以上时间在沟通上,可见沟通在ERP项目中的重要性。 多数人理解的沟通,就是善于表达,能说、会说,ERP项目管理中的沟通,并不等同于人际交往的沟通技巧,更多是对沟通的管理。 ERP项目管理中常见的沟通障碍ERP项目在实施过程中都会出现沟通层面的问题,归纳起来,常见的沟通问题如下: 1. 下情没有上达 沟通(Communication)是意义的传递与理解。,有一个哲学问题“丛林中的一棵树倒了却无人听到,它是否发出了声响?”没有信息的传递,沟通是无法达成的, 在ERP项目中, ERP项目经理职级一般比核心部门经理要低,所以经常出现ERP项目经理不敢直接找高层或其它部门总经理沟通,不敢越级沟通,不敢与高层直接沟通。 当然,这与企业文化也有一定关系,如果组织设计是以目标为驱动,问题为导向的,ERP项目经理更容易就ERP项目问题和高层直接沟通。为了提高沟通的效率,建议ERP项目经理了解领导 “惜时如金”的特点,在沟通之前将内容整理为简洁概要但是内容明了的文字,发送给领导,让领导了解问题的来弄去脉,再找合适的时间和领导面对面沟通,将事半功倍,也提高了领导对项目经理的信任指数,这要求项目经理有很强的目标导向和归纳抽象能力。 2. 沟通内容理解失真 沟通不代表双方一定要达成协议,而是要准确理解信息的的意义,不可以将有效沟通和意见一致混为一谈。 有效的沟通过还需要信息被理解,如果你收到一份ERP项目解决方案,通篇引用了大量的英文专业术语,却没有附注一份阅览者可以理解的术语解释,那么这个沟通是无效不成立的。 在ERP实施中,在方案建设落地阶段各种问题会“瀑布式”涌现: – 对已经开会议讨论过的解决方案有异议 – 已经培训过的Key user不会操作 – 已经开发出的功能只契合了部分职能部门的需求,却不符合“利益攸关者”的需求 这些问题和前期的”我以为”有很大关系,以为开会沟通过,别人就清楚了,已经培训过,以为没有反馈就是没有意见了,特别是跨部门的沟通,可能是停留口头层面的沟通上,没有书面整理,CC给所有相关方。在沟通中要特别强调双方是否理解一致。 3. 欠缺适当的沟通技巧 在项目沟通中,有很多中沟通方式可以选择,很多项目经理由于实战经验不足,空有理论知识,方法不当直接影响沟通效果。 沟通按照沟通层级可以分给上行沟通、下行沟通、平行沟通 重大的决策需要上行沟通,下情上达,操作层面的问题下行沟通,了解一线的操作需求,关联需求需要平行沟通,在利益攸关的职能部门之间展开沟通。 沟通按照沟通媒介,可以分为书面沟通、口头沟通,在讨论阶段口头沟通,更容易表达需求,头脑风暴,但是在形成决议阶段则需要正式的书面沟通,整理思路,达成一致。 沟通按照网络形态可以分为单项链式沟通,Y式、轮式、环式、全通式。 如果是为企业的ERP项目造势,可以采用多点触达的全通式,通过会议口头表达、公司书面文件、条幅宣传、电子邮件等各种媒介,保证信息能到达每个角落,达到全员动员的目的。 但是在项目关键决议拍板上,则建议采用轮式信息集束,由决策者集中、强有力的传达给相关部门。 我们不是管理专家,不用在沟通技巧中耗费太多时间,掌握一些适当的沟通技巧,主要是对人对事的敏感度,能针对具体事情判断是单独沟通、书面沟通、口头沟通更有效,还是需要适当借力,能达到这个层次就可以了,过分强调一种沟通方式,都会有失偏颇。 4. 其他 自身行业知识的欠缺、害怕被客户拒绝、不会倾听等等都是ERP项目沟通管理中存在的问题,本文按作者自身经验,就几个常见的问题加以归纳,希望能引起项目经理的关注,扬长避短,通过沟通管理提升项目管理质量。
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